Besprechungseffizienz

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Besprechungen effizient abhalten ist eine wichtige Schlüsselqualifikation für Unternehmer und Führungskräfte. Hier erfahren sie dafür die wesentlichen Kriterien und einige konkrete Tipps nebst einem pdf-Download-Angebot für mehr.

Kennen Sie das auch: täglich eine Fülle von Besprechungen, manchmal nur mit einer weiteren Person, oft auch mit mehreren. Manchmal haben sie den Eindruck, dass Sie neben dem Telefon nur von Besprechung zu Besprechung eilen. Sicher ist Ihnen auch diese Anekdote bekannt:" Was ist eine Besprechung? Es gehen viele hinein, und es kommt wenig dabei heraus." Auch das Wort Sitzung ist schon vieldeutig. Wie oft passiert es, dass weder Sie selbst noch die übrigen Teilnehmer sich richtig vorbereitet haben, die Unterlagen nicht gelesen wurden etc.?

Wie kann die Effizienz der und die Zufriedenheit mit den Besprechungen gesteigert werden? Das sind Fragen, die Sie als Unternehmer als Teilnehmer interessieren. Es ist Ihre Zeit, und sicherlich nehmen noch weitere teure und qualifizierte Führungskräfte daran teil. Zunächst ist es wichtig, die unterschiedlichen Ziele herauszuarbeiten.

  

Besprechungs-Checkliste

In einem Betrieb wurde die folgende Checkliste vom Führungsteam in Teamentwicklungsworkshops erarbeitet.

  • Begrüßung und “warming-up”
  • Ganz kurze Problemdiskussion
  • Klärung des zeitlichen Rahmens und sonstiger organisatorischer und Diskussionsmodalitäten
  • Festlegung des Zieles für die Konferenz
  • Besprechungsbeginn mit “Klassischem Ablauf” (für Entscheidungsprobleme)
  • ggf. Zwischenkritik des Ablaufs
  • Pause, Entspannung, Luft, Bewegung
  • Besprechungsresumee
  • Schlusskritik des Ablaufs und Ergebnisses
 
Wir sind Unternehmer und keine Moderationstechniker – aber Besprechungen sind unser Lebenselixier
  • durch den Zeitbedarf
  • durch die Notwendigkeit, in den Besprechungen Ergebnisse zu erarbeiten.

 

Hieraus folgt, dass Besprechungsmoderation eine wichtige Unternehmer- Schlüsselqualifikation ist, um uns das Leben zu erleichtern (Zeit und Stress) und den Erfolg zu verbessern.

 

Empfehlungen

 

1. Vorbereitung
Das beginnt mit der rechtzeitigen Einladung der Teilnehmer und Zustellung von Unterlagen. Hier wird es oft vorkommen, dass Unterlagen noch kurzfristig nachgereicht werden, wozu das Zeitalter der elektronischen Mail verleitet. Als Chef haben Sie oft nicht die Zeit, den Ablauf individuell zu planen. Die Sekretärin wird Ihnen ein paar organisatorische Details abnehmen und braucht dafür auch erste Angaben über den Zeitrahmen und die Bewirtung.

In jedem Unternehmen spielen sich Regeln und Normen ein, wie pünktlich die Teilnehmer erscheinen und wie gut sie sich vorbereiten. Das sollten Sie als Chef nicht vergessen. Es hängt von Ihnen, Ihren Reaktionen und Ihrem Vorbild ab, welcher Standard sich etabliert!

2. Zielsetzung und Zeitplanung
Es ist wichtig, die Beteiligten gleich zu Beginn auf das Ziel der Besprechung einzuschwören und auch dafür den zeitlichen Rahmen festzusetzen.

Die Zielsetzung der Besprechung kann vielfältig sein:

Das Ziel eines Projekts zu klären, das Problemscenario zu besprechen, Fakten zu sammeln oder auch Entscheidungsfindung.

Die vereinbarte Zielsetzung der Besprechung wird am besten auf ein eigenes Chart geschrieben, welches für alle gut sichtbar aufgehängt wird. Hinzu kommen die Unter-Tagesordnungs-Punkte oder Unter-Tages-Ziele. Darauf können die erledigten Ziele bzw. Punkte abgehakt werden. Diese erste Visualisierung ist von großer Wichtigkeit.

Bei regelmäßigen Lagebesprechungen entsteht weniger Zielproblematik. Die Schwierigkeit liegt mehr in der Gefahr, dass die Besprechung langweilig wird. Hierfür gibt es zwei Gründe. Zum einen, wenn nicht als TOP 1 jeder reihum aus seiner Abteilung bzw. seinem Verantwortungsbereich berichtet, was passiert, was erledigt wurde und wie der Bereich auf dem Weg zur Erfüllung der Jahreszielplanung steht. Zum anderen daran, dass Informationen über Änderungen und Zahlen nicht spannend genug dargestellt werden – oft auch nicht genug visualisiert werden. Alles beginnt damit, wie ernsthaft die Beteiligten – die Mitarbeiter und auch Sie als Vorbild – ihre Rolle dabei auffassen. Wenn statt einer überlegten Präsentation nur ein paar lockere Bemerkungen gebracht werden, ist etwas im Argen. Dies sollten Sie kritisch betrachten, denn es sind die etablierten Rituale.

3. Entscheidungsfindung
Fast immer wird es in der Besprechung um Entscheidungen gehen. Angepasst an die Wichtigkeit und die verfügbare Zeit, erfordert Entscheidungsfindung spezielle Vorgehensweisen. Wenn nötig, sind die Techniken aus der Arbeitsmethodik zu verwenden.

Diese Vorgehensweise nutzt die Fülle der Chancen und erlaubt ein Brainstorming, statt gleich auf die Entscheidung loszustürzen. Gerade wenn der Chef zur Problemlösung eine feste Meinung hat, besteht diese Gefahr. Hier kann die Ressource der Gruppe genutzt werden, wenn Sie als Chef sich mit Nutzung der nachstehenden Techniken zurückhalten können.

4. Konsequente Visualisierung
Für alle sichtbar mitvisualisieren! Das ist ein ganz wichtiger Tipp. So können Vielredner gebremst und ständige Wiederholungen von Argumenten vermieden werden. Das spart die meiste Zeit! Missver- ständnisse werden vermieden. Ein Protokoll auf Laptop, was nicht alle sehen, ist während der Besprechung nicht effizient genug – es erspart nur Zeit hinterher. Durch zunehmende Verbreitung der Datenbeamer wird es bald machbar sein, das Protokoll für alle sichtbar auf die Leinwand oder Raumwand zu projizieren. Dies erfordert allerdings einen Protokollanten, der zugleich kreativ layouten kann. Hier könnte wieder die professionelle Sekretärin in Aktion treten. Sie müsste dann auch die Moderationsfunktion übernehmen, d.h. immer wieder nachfragen “Wie ist Ihr Argument in Kurzform?”. So wird es noch länger beim FlipChart bleiben, weil Protokoll und Moderation doch etwas anders sind. Wir plädieren generell für das visualisierte Protokoll vor aller Augen, welches erst hinterher für eine A4-Version abgeschrieben wird.

Visualisierung wirkt wie ein “Brennglas”, es konzentriert die Energie und die Aufmerksamkeit der Gruppe auf einen Punkt. Insofern ist es von großer Bedeutung, wer die Moderationsrolle übernimmt. Der Moderator hat damit die Leitung der Besprechung. Oft werden Sie als Chef selbst die Moderation übernehmen. Bei entsprechender Qualifikation der Teilnehmer kann die Rolle wechseln.

5. Vereinbarung der Vorgehensweise

Hier gibt es eine Reihe von Moderationstechniken, auf die nicht im Einzelnen eingegangen werden kann. Die Fachliteratur dazu ist vorhanden.

Die Motivation für die Umsetzung der getroffenen Entscheidungen ist dann maximal, wenn zu Beginn jedes Besprechungspunktes über das Vorgehen eine Konsensentscheidung getroffen wird.

6. Konkrete Vereinbarungen
und ggf. Maßnahmen sind meist das Ziel der Besprechung. Hilfreich ist ein spezielles Chart, auf dem von Beginn der Besprechung an Beschlüsse und vor allem Verantwortlichkeiten und Termine für die Durchführung eingetragen werden. Je konkreter, desto besser. Und ganz wichtig: Vor dem Ende der Besprechung ist gemeinsam noch einmal zu prüfen, ob die Arbeitsbelastung bewältigt werden kann. Jeder “Betroffene” sollte hier noch eine deutliche Aussage abgeben!

7. Manöverkritik am Schluss
ist besonders wichtig, weil sich dadurch ein Lernprozess ergibt. Vielleicht ist dies langfristig sogar die wichtigste Technik für die ganze Gruppe. Im Notfall lässt sich die Zeit hierfür auf einen Klebepunkt und/oder eine beschriebene Moderationskarte auf einem Effizienz- oder Stimmungsbarometer (Abbildung) verkürzen. Auch wenn keine Zeit für ein unmittelbares Gespräch darüber mehr ist. Aber diese 3 Minuten sollten immer drin sein!

Das ist zugleich eine Frage der Unternehmenskultur, weil aufgezeigt wird, ob Kritik und Anregungen erwünscht sind.

 

Weitere Informationen zur Effizienz von Besprechungen  unter den Stichworten

 
Präsentation

Jahreszielplanung
Zielformulierung

Moderation - ergebnisorient

 

Darüber hinaus können Sie als besonderen Service des Instituts als Download hier eine 8-seitige Arbeitshilfe für effiziente Besprechungen herunter laden, die die Empfehlungen auch für 5 verschiedene Arten von Besprechungen spezifiziert. Klicken Sie dafür einfach auf dieses pdf-Dokument.Darüber hinaus können Sie als besonderen Service des Instituts als Download hier eine 8-seitige Arbeitshilfe für effiziente Besprechungen herunter laden, die die Empfehlungen auch für 5 verschiedene Arten von Besprechungen spezifiziert. Klicken Sie dafür einfach auf dieses pdf-Dokument.

Unsere Strategieprozesse bzw. -workshops sind zugleich als Training für effizientere Besprechungen aufgebaut!

 

Literatur
Seifert, Josef, Besprechungsmoderation, GABAL-Verlag
Die obigen Empfehlungen orientieren sich an seinen 10 Geboten.

Seifert, Josef,
Visualisieren-Präsentieren-Moderieren, GABAL-Verlag
Das Standardwerk zur Moderationstechnik und zur Visualisierung. Sehr übersichtlich zum Durcharbeiten aufgebaut.

Erhältlich bei amazon!

 

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